Regulamin

Regulamin naboru projektów fotograficznych do Rybnik Foto Festivalu

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Organizatorem Rybnik Foto Festival, zwanego dalej „Festiwalem”, jest Teatr Ziemi Rybnickiej, z siedzibą przy Placu Teatralnym im. Kazimierza Kutza 1, 44-200 Rybnik NIP: 642-21-24-779, regon: 000818568 zwany dalej „Organizatorem”.
2. Regulamin określa zasady zgłaszania, oceny i wyboru projektów fotograficznych oraz warunki ich prezentacji i wykorzystywania w związku z Festiwalem.
3. Nabór obejmuje projekty przeznaczone do prezentacji w szczególności w formie:
   a) wystawy fotograficznej;
   b) pokazu slideshow lub pokazu audiowizualnego opartego na fotografii.
4. Udział w naborze jest dobrowolny i bezpłatny. Udział w naborze nie gwarantuje zakwalifikowania projektu ani przyznania wynagrodzenia za udział w Festiwalu.
5. Szczegółowe informacje dotyczące wymagań technicznych, sposobu zgłoszenia, kategorii naboru oraz ewentualnych dodatkowych warunków udziału są określane w ogłoszeniu o naborze.

§ 2. Warunki zgłoszenia

1. Zgłoszenia należy przesyłać za pośrednictwem formularza dostępnego pod adresem: https://festiwal.rybnik.pl/zgloszenia/ w terminie wskazanym w ogłoszeniu.
2. Zgłoszenie może obejmować jeden projekt lub większą liczbę projektów, zgodnie z warunkami określonymi w ogłoszeniu.
3. Formularz może wymagać podania w szczególności:
   a) imienia i nazwiska lub pseudonimu;
   b) adresu e-mail i innych danych kontaktowych wskazanych jako wymagane;
   c) biogramu autora lub autorki;
   d) tytułu i opisu projektu;
   e) fotografii lub linków do materiałów prezentacyjnych;
   f) opisu technicznego projektu wystawienniczego, jeżeli jest wymagany;
   g) linku do slideshow lub materiału audiowizualnego, jeżeli dotyczy.
4. Uczestnik odpowiada za kompletność i prawdziwość przekazanych informacji oraz za zgodność zgłoszenia z Regulaminem.
5. Organizator może zwrócić się o uzupełnienie zgłoszenia lub dostarczenie materiałów niezbędnych do jego oceny.
6. Zgłoszenia niekompletne, przesłane po terminie albo niespełniające wymagań określonych w ogłoszeniu nie zostają rozpatrzone.
7. Samo przesłanie zgłoszenia nie oznacza udzielenia Organizatorowi licencji do publicznego prezentowania lub promowania projektu. Zakres korzystania z prac zgłoszonych i zakwalifikowanych określają odpowiednio § 5 i § 6 Regulaminu.

§ 3. Ocena zgłoszeń i ogłoszenie wyników

1. Zgłoszenia ocenia jury powołane przez Organizatora.
2. Przy ocenie będą brane pod uwagę w szczególności:
   a) wartość artystyczna i koncepcyjna projektu;
   b) oryginalność i spójność cyklu;
   c) jakość realizacji;
   d) możliwości techniczne i organizacyjne prezentacji w przestrzeniach festiwalowych.
3. Organizator może nie zakwalifikować żadnego projektu w danej kategorii.
4. Wyniki naboru zostaną przekazane wybranym Uczestnikom za pośrednictwem danych kontaktowych podanych w zgłoszeniu, w terminie określonym w ogłoszeniu lub po zakończeniu oceny oraz poprzez kanały social media Galerii Sztuki Rzeczna i Rybnik Foto Festivalu.
5. Uczestnik zakwalifikowany do Festiwalu zobowiązuje się do współpracy z Organizatorem w zakresie niezbędnym do przygotowania wystawy i prezentacji, w szczególności do przekazania plików w wymaganej rozdzielczości i formacie oraz w uzgodnionym terminie.

§ 4. Oświadczenia dotyczące praw do zgłoszonych materiałów

1. Uczestnik oświadcza, że:
   a) jest autorem zgłoszonych prac albo posiada uprawnienia pozwalające na ich zgłoszenie oraz udzielenie licencji w zakresie określonym w Regulaminie;
   b) korzystanie z prac w zakresie przewidzianym w Regulaminie nie narusza praw osób trzecich;
   c) uzyskał zgody i zezwolenia wymagane do prezentacji oraz wykorzystania materiałów w określonym Regulaminem zakresie;
   d) poinformował Organizatora o znanych mu ograniczeniach dotyczących korzystania ze zgłoszonych materiałów.
2. Jeżeli projekt zawiera materiały innych autorów, muzykę, nagrania, wizerunki osób lub inne elementy chronione prawem, Uczestnik odpowiada za uzyskanie uprawnień niezbędnych do ich wykorzystania w zakresie, za który odpowiada.
3. Uczestnik zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Organizatora o okolicznościach, które mogą wpływać na legalność prezentacji lub publikacji zgłoszonych materiałów.
4. W przypadku uzasadnionego sporu dotyczącego praw do materiałów Organizator może wstrzymać ich prezentację lub publikację do czasu wyjaśnienia sprawy.

§ 5. Licencja na prezentację zakwalifikowanych prac

1. Uczestnik, którego projekt został zakwalifikowany do Festiwalu, udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na korzystanie z prac objętych zakwalifikowanym projektem w zakresie niezbędnym do przygotowania i przeprowadzenia prezentacji podczas Festiwalu.
2. Licencja obejmuje następujące pola eksploatacji:
   a) publiczne wystawianie fotografii w ramach wystawy organizowanej podczas Festiwalu;
   b) publiczne wyświetlanie fotografii w ramach slideshow lub innego uzgodnionego pokazu festiwalowego;
   c) utrwalanie i zwielokrotnianie fotografii w postaci cyfrowej oraz w liczbie egzemplarzy materiałów drukowanych niezbędnej do przygotowania i przeprowadzenia prezentacji;
   d) wykorzystywanie fotografii w materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących prezentacji projektu oraz Festiwalu.
3. Licencja w zakresie prezentacji prac obowiązuje od momentu zakwalifikowania projektu i uzgodnienia jego udziału do zakończenia Festiwalu, z uwzględnieniem postanowień § 6 dotyczących promocji, katalogu i dokumentacji archiwalnej.
4. Licencja nie przenosi na Organizatora autorskich praw majątkowych ani nie ogranicza prawa Uczestnika do samodzielnego korzystania z prac i udzielania licencji innym podmiotom.
5. Licencja nie obejmuje sprzedaży fotografii przez Organizatora, udostępniania ich do reklam niezwiązanych z Festiwalem ani wykorzystywania w innych celach komercyjnych bez odrębnego uzgodnienia z Uczestnikiem.
6. Uczestnik nie otrzymuje wynagrodzenia z tytułu licencji określonej w niniejszym paragrafie. Ewentualne honorarium lub inne świadczenia związane z udziałem w Festiwalu mogą zostać uzgodnione odrębnie.

§ 6. Licencja na katalog, promocję i dokumentację archiwalną

1. Uczestnik udziela Organizatorowi niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na wykorzystanie fotografii oraz informacji o zakwalifikowanym projekcie w celu promocji i dokumentacji Festiwalu.
2. Licencja obejmuje następujące pola eksploatacji:
   a) utrwalanie i zwielokrotnianie fotografii w katalogu Festiwalu w wersji drukowanej i cyfrowej;
   b) publikowanie fotografii, tytułu projektu, imienia i nazwiska lub pseudonimu autora oraz uzgodnionego biogramu i opisu projektu na stronie internetowej Festiwalu;
   c) publikowanie fotografii w oficjalnych kanałach Festiwalu w mediach społecznościowych;
   d) wykorzystywanie fotografii w plakatach, zaproszeniach, materiałach prasowych, newsletterach, prezentacjach i innych materiałach promujących Festiwal;
   e) przekazywanie materiałów mediom w celu informowania o Festiwalu i jego programie;
   f) przekazywanie materiałów instytucjom partnerskim Festiwalu w celu informowania o współpracy, promocji wspólnego wydarzenia lub dokumentowania udziału danej instytucji w Festiwalu;
   g) utrwalanie i przechowywanie fotografii oraz materiałów związanych z projektem w dokumentacji i archiwum Festiwalu, w tym w cyfrowych zbiorach dokumentacyjnych.
3. Licencja promocyjna obejmuje terytorium całego świata w zakresie publikacji internetowych oraz rozpowszechniania materiałów promocyjnych i informacyjnych związanych z Festiwalem.
4. Licencja na publikacje promocyjne i katalogowe, o których mowa w ust. 2 lit. a–f, obowiązuje przez okres 5 lat od zakończenia edycji Festiwalu, do której zakwalifikowano projekt.
5. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 4, Organizator może bezterminowo zachować egzemplarze katalogów, materiały już opublikowane oraz kopie fotografii w dokumentacji archiwalnej Festiwalu, w celu zachowania historii i dokumentacji jego działalności.
6. Bezterminowe zachowanie materiałów archiwalnych nie oznacza bezterminowego prawa do prowadzenia nowych kampanii promocyjnych z wykorzystaniem fotografii. Po upływie okresu licencji promocyjnej Organizator nie będzie rozpoczynał nowych publikacji promocyjnych na podstawie tej licencji.
7. Archiwalne materiały cyfrowe mogą pozostawać dostępne w historycznych relacjach, katalogach cyfrowych i archiwalnych podstronach dokumentujących daną edycję Festiwalu, jeżeli ich dalsze udostępnianie pozostaje zgodne z prawem i celem archiwalnym. Nie stanowi to podstawy do wykorzystywania fotografii w nowych kampaniach promocyjnych.
8. Organizator może przekazać materiały instytucjom partnerskim, mediom oraz podmiotom świadczącym na jego rzecz usługi techniczne, poligraficzne lub dokumentacyjne wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w niniejszym paragrafie.
9. Instytucje partnerskie mogą wykorzystywać przekazane fotografie wyłącznie w związku z informowaniem o Festiwalu, promocją wspólnych wydarzeń lub dokumentowaniem współpracy z Festiwalem. Nie uzyskują prawa do niezależnego, komercyjnego wykorzystania fotografii ani do udzielania dalszych licencji.
10. Organizator zobowiązuje się oznaczać autorstwo fotografii imieniem i nazwiskiem lub pseudonimem wskazanym przez Uczestnika, w miarę możliwości technicznych i charakteru publikacji.
11. Organizator może dokonywać technicznych zmian niezbędnych do publikacji, takich jak zmiana rozmiaru, kompresja i dostosowanie formatu. Kadrowanie lub inne zmiany ingerujące w kompozycję albo artystyczny charakter pracy wymagają uzgodnienia z Uczestnikiem, z wyjątkiem zmian technicznych koniecznych do prawidłowego wyświetlenia materiału, które nie zniekształcają jego treści.
12. Licencja nie obejmuje wykorzystywania fotografii w reklamach niezwiązanych z Festiwalem, sprzedaży fotografii ani przekazywania ich partnerom do celów własnych niezwiązanych z Festiwalem. Takie wykorzystanie wymaga odrębnej zgody Uczestnika.
13. W przypadku zamiaru wykorzystania pracy poza zakresem określonym w niniejszym paragrafie Organizator uzyska odrębną zgodę Uczestnika i uzgodni warunki wykorzystania.

§ 7. Wizerunek i prawa osób trzecich

1. Jeżeli zgłoszone fotografie przedstawiają osoby, Uczestnik powinien upewnić się, że ich prezentacja i publikacja są zgodne z obowiązującymi przepisami.
2. Uczestnik odpowiada za uzyskanie zgód lub spełnienie innych wymogów prawnych w zakresie, w jakim jest to wymagane do wykorzystania materiałów.
3. Postanowienia Regulaminu nie zastępują odrębnych zgód dotyczących wizerunku, jeżeli są one wymagane w konkretnym przypadku.
4. Jeżeli Organizator zamierza wykorzystać wizerunek autora lub autorki w sposób wykraczający poza publikację imienia i nazwiska, biogramu oraz informacji o projekcie, uzgodni z Uczestnikiem odpowiedni zakres wykorzystania, jeśli będzie to wymagane.

§ 8. Organizacja prezentacji

1. Uczestnik zakwalifikowany do Festiwalu zobowiązuje się do przekazania materiałów w terminie, formacie i jakości uzgodnionych z Organizatorem.
2. Szczegółowe warunki techniczne wystawy lub slideshow, sposób dostarczenia prac, terminy montażu i demontażu oraz zasady odpowiedzialności za transport i ubezpieczenie zostają ustalone odrębnie.
3. Organizator może wprowadzić zmiany organizacyjne w programie Festiwalu z uzasadnionych przyczyn technicznych, lokalowych lub niezależnych od niego.
4. O zmianach istotnie wpływających na uzgodniony sposób prezentacji Organizator poinformuje Uczestnika. Jeżeli zmiana wymaga wykorzystania prac w zakresie wykraczającym poza udzieloną licencję, konieczne będzie odrębne uzgodnienie.

§ 9. Wycofanie zgłoszenia i rezygnacja z udziału

1. Uczestnik może wycofać zgłoszenie przed ogłoszeniem wyników naboru, przesyłając informację na adres e-mail: rybnikfotofestival@gmail.com
2. Po zakwalifikowaniu projektu Uczestnik powinien niezwłocznie poinformować Organizatora o rezygnacji z udziału.
3. Rezygnacja z udziału nie powoduje automatycznego usunięcia materiałów już opublikowanych zgodnie z Regulaminem ani materiałów zachowanych zgodnie z § 6 w dokumentacji archiwalnej.
4. Po otrzymaniu informacji o rezygnacji Organizator zaprzestanie nowych publikacji promocyjnych dotyczących projektu, o ile nie uzgodniono inaczej, z zastrzeżeniem materiałów już wydrukowanych, rozpowszechnionych lub zachowanych zgodnie z postanowieniami dotyczącymi dokumentacji archiwalnej.
5. Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają praw Uczestnika wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 10. Dane osobowe

1. Dane osobowe Uczestników są przetwarzane w celu przeprowadzenia naboru, oceny zgłoszeń, kontaktu z Uczestnikami, organizacji prezentacji zakwalifikowanych projektów oraz realizacji innych celów wskazanych w polityce prywatności Festiwalu.
2. Szczegółowe informacje dotyczące administratora danych, podstaw prawnych przetwarzania, odbiorców danych, okresów przechowywania i praw osób, których dane dotyczą, znajdują się w polityce prywatności dostępnej pod adresem: https://festiwal.rybnik.pl/zgloszenia/polityka-prywatnosci.html
3. Akceptacja Regulaminu nie zastępuje zgód dotyczących przetwarzania danych osobowych, jeżeli są one wymagane. Udzielenie licencji na wykorzystanie fotografii stanowi odrębną kwestię od przetwarzania danych osobowych.
4. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na tej podstawie, nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Dalsze przetwarzanie danych może być dopuszczalne na innej podstawie prawnej, jeżeli taka podstawa istnieje.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisy o ochronie danych osobowych.
2. Zmiany zakresu licencji wymagają uzgodnienia z Uczestnikiem. Regulamin nie uprawnia Organizatora do rozszerzenia licencji na pola eksploatacji niewymienione wprost w jego treści.
3. Organizator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn organizacyjnych lub prawnych, z zastrzeżeniem, że zmiany nie będą naruszały praw nabytych przez Uczestników ani rozszerzały udzielonej licencji bez ich zgody.
4. Kontakt w sprawach naboru: rybnikfotofestival@gmail.com
5. Regulamin obowiązuje od dnia 14.10.2026