Polityka prywatności

jak przetwarzamy dane osobowe w serwisie Rybnik Foto Festival

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w serwisie festiwal.rybnik.pl (dalej: „Serwis”) jest Teatr Ziemi Rybnickiej, Plac Teatralny im. Kazimierza Kutza 1, 44-200 Rybnik, NIP: 642-21-24-779 Regon: 000818568 (dalej: „Administrator”), organizator Rybnik Foto Festival.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem mailowo: rybnikfotofestival@gmail.com lub listownie na adres siedziby.

Obsługę techniczną Serwisu zapewnia, na zlecenie Administratora, Agencja Reklamowa ArtGroup Sp. z o.o., ul. Radoszowska 26A, 44-128 Rydułtowy.

2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

Zgłoszenia do naboru (wystawy i slideshow). Przez formularz zgłoszeniowy zbieramy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres, adres strony internetowej i profili w mediach społecznościowych, informacje o autorze / autorce (bio), nazwę i opis projektu, opis techniczny wystawy, przesłane zdjęcia oraz linki do filmów.

cel: przeprowadzenie naboru, ocena zgłoszeń przez jury, kontakt w sprawie zgłoszenia oraz wysłanie potwierdzenia jego otrzymania – podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażona w formularzu,

cel: przygotowanie i realizacja wystawy lub pokazu zakwalifikowanych projektów – podstawa: działania przed zawarciem umowy i jej wykonanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

cel: rozliczenie festiwalu i otrzymanego dofinansowania oraz archiwizacja dokumentacji – podstawa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

cel: ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Imię i nazwisko, bio oraz wybrane prace osób zakwalifikowanych mogą zostać opublikowane w programie, katalogu, na plakatach, w Serwisie i w mediach społecznościowych festiwalu – na zasadach podanych w Regulaminie i uzgodnionych z autorem / autorką.

Korespondencja. Jeśli piszesz do nas lub dzwonisz, przetwarzamy dane podane w wiadomości, aby odpowiedzieć i prowadzić korespondencję – podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Bezpieczeństwo Serwisu. Serwer i system zabezpieczeń zapisują techniczne informacje o połączeniach (m.in. adres IP, typ przeglądarki, datę i godzinę wizyty), aby chronić Serwis przed atakami i nadużyciami – podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w naborze – bez danych oznaczonych w formularzu jako wymagane nie można wysłać zgłoszenia. Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy użytkowników – zgłoszenia ocenia jury.

4. Komu przekazujemy dane

Dostęp do zgłoszeń mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora: zespół festiwalu i członkowie jury. Dane mogą być powierzane podmiotom, które świadczą dla nas usługi:

obsługa techniczna Serwisu – ArtGroup Sp. z o.o.,
hosting Serwisu – home.pl
wysyłka i obsługa poczty elektronicznej – Gmail

Dane możemy też udostępnić instytucjom publicznym, jeśli wymagają tego przepisy prawa, w tym instytucjom finansującym festiwal w zakresie niezbędnym do rozliczenia dofinansowania.

5. Usługi zewnętrzne i przekazywanie danych poza EOG

Serwis korzysta z usług zewnętrznych, które przy wyświetlaniu strony otrzymują adres IP i informacje o przeglądarce:

Google Fonts (Google Ireland Ltd.) – czcionki strony,
Mapy Google (Google Ireland Ltd.) – mapa na stronie „Namiary”,
YouTube (Google Ireland Ltd.) i Vimeo (Vimeo.com, Inc.) – filmy osadzone na stronach Serwisu i w zgłoszeniach.

Dostawcy ci mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych. Zasady przetwarzania danych przez tych dostawców opisują ich polityki prywatności.

6. Jak długo przechowujemy dane

zgłoszenia niezakwalifikowane – do zakończenia danej edycji festiwalu, nie dłużej niż 10 miesięcy od zakończenia naboru,

zgłoszenia zakwalifikowane – przez czas realizacji festiwalu, a następnie przez okres wymagany do rozliczenia dofinansowania i archiwizacji dokumentacji (zwykle 5 lat od końca roku, w którym odbył się festiwal),

po wycofaniu zgody – niezwłocznie usuwamy zgłoszenie, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami albo do obrony roszczeń,

korespondencja – przez czas potrzebny do jej prowadzenia, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń,

informacje techniczne o połączeniach – przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu.

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania (poprawienia) danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem (cofnięcie zgody przed rozstrzygnięciem naboru oznacza rezygnację z udziału w nim),
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.

Aby skorzystać z praw, napisz na adres rybnikfotofestival@gmail.com.

8. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Serwis nie używa plików cookies analitycznych ani reklamowych. Ustawienia dostępności wybrane przez użytkownika (wielkość czcionki i tryb wysokiego kontrastu) zapisujemy w pamięci przeglądarki (localStorage) na jego urządzeniu – nie są one przesyłane do Serwisu.

Pliki cookies niezbędne do działania i bezpieczeństwa Serwisu (m.in. przy logowaniu do panelu administracyjnego) są zapisywane tylko wtedy, gdy są potrzebne. Własne pliki cookies mogą zapisywać usługi zewnętrzne opisane w punkcie 5, np. podczas odtwarzania filmu z YouTube lub Vimeo.

Pliki cookies i dane zapisane w pamięci przeglądarki można w każdej chwili usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Ich zablokowanie może utrudnić korzystanie z niektórych funkcji Serwisu.

9. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, np. w związku ze zmianą przepisów lub funkcji Serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.

Polityka obowiązuje od 14 października 2026 r.